Microsoft standard eller en enklare lösning?

Microsoft Dynamics 365 Business Central har fått ett omfattande standardstöd för prenumerationsfakturering. Det gör det möjligt att hantera allt från licenser och supportavtal till service, uthyrning och användningsbaserade tjänster.

Men alla företag behöver inte alla möjligheter.

För verksamheter med relativt enkla försäljningsavtal kan Business Centrals standardfunktion innebära fler inställningar och begrepp än vad affären kräver. Därför erbjuder Effekt två alternativ: Business Centrals standardfunktion för prenumerationsfakturering och vår egen, enklare lösning för försäljningsavtal.

Det viktiga är inte att alltid välja den mest omfattande lösningen. Det viktiga är att välja den som passar företagets affär.

Business Central har fått en riktig prenumerationsmotor

Business Centrals standardfunktion är betydligt mer än ett sätt att kopiera samma faktura varje månad. Den kan hålla ihop prenumerationer, avtalsvillkor, faktureringsperioder, prisändringar och redovisning.

Standardfunktionen innehåller bland annat stöd för:

• kund- och leverantörsprenumerationskontrakt
• flera prenumerationer på samma kontrakt
• olika faktureringsintervall
• fakturering i förskott och efterskott
• prisbindningsperioder och planerade prisändringar
• bindningstid, förlängning och uppsägningstid
• förändrade antal under avtalstiden
• användningsbaserad fakturering
• automatiserad fakturering
• periodisering av intäkter och kostnader
• återkommande intäkter och kostnader i Power BI

Det innebär att Business Central kan användas för relativt avancerade prenumerationsaffärer där priser, antal, avtalsperioder och kostnader förändras över tiden.

Ett företag kan exempelvis hantera ett kundavtal som innehåller flera olika programvarulicenser, en fast supportavgift och rörliga kostnader från en leverantör. Licensantalet kan förändras, priser kan höjas vid nästa tillåtna prisändringsdatum och en årsfaktura kan periodiseras automatiskt över rätt månader.

För företag med den typen av behov är standardfunktionen ett starkt alternativ.

Om behovet egentligen bara är återkommande fakturering

Alla prenumerationsaffärer är emellertid inte så komplexa.

Ett företag kan exempelvis ha ett relativt enkelt försäljningsavtal med en kund. Avtalet omfattar kanske en fast månadsavgift, några licenser och användarsupport som faktureras med ett bestämt intervall. Det kan gälla från ett visst startdatum, med eller utan slutdatum och villkor för automatisk förlängning.

Antal och priser kan behöva ändras ibland, men företaget har inget behov av användningsdata, leverantörskontrakt, avancerade antal eller pris-bindningsregler eller separat hantering av flera prenumerationer.

Då kan en enklare lösning vara mer ändamålsenlig.

Effekts lösning för försäljningsavtal är utvecklad för att göra återkommande fakturering enklare att sätta upp och administrera. Avtalet samlar de rader som kunden ska faktureras för och används sedan som underlag när återkommande försäljningsfakturor skapas.

Lösningen innehåller inte all funktionalitet som finns i Business Centrals prenumerationsmodul. Det är också en del av poängen. För ett företag som inte behöver den mer avancerade funktionaliteten kan färre register, inställningar och beroenden ge ett enklare arbetssätt.

Två lösningar för olika behov

Skillnaden kan förenklat beskrivas så här:

Tabellen ska inte läsas som att den ena lösningen generellt är bättre än den andra. De löser delvis olika problem.

En enklare lösning kan vara bättre när enkel administration är viktigare än stöd för alla tänkbara avtalsvarianter. Standardfunktionen blir bättre när avtalen innehåller flera komponenter, förändras ofta eller ställer högre krav på historik, redovisning och analys.

När passar den enklare lösningen?

Effekts lösning för försäljningsavtal passar exempelvis när:

• snabb uppsättning och enkel administration prioriteras
• avtalen är relativt enhetliga
• faktureringen huvudsakligen består av fasta återkommande belopp
• antal och priser bara ändras vid enstaka tillfällen
• kunden inte behöver hantera leverantörskostnader i samma avtalsmodell
• ordinarie försäljningsfakturor och periodiseringsfunktioner täcker redovisningsbehovet
• företaget vill ersätta manuellt skapade månadsfakturor eller egna Excelunderlag
• företaget vill ha en enkel lista med alla avtal innehållande detaljer om periodiskt belopp, återstående avtalstid och minsta återstående belopp
• En inbyggd sida i Business Central som visar förändring i MRR med möjlighet att enkelt borra sig ner till berörda avtal

Det kan exempelvis vara ett konsultföretag som fakturerar ett fast supportavtal varje månad eller ett programvaruföretag som fakturerar ett bestämt antal licenser och en supportavgift.

När passar Business Centrals standardfunktion?

Standardfunktionen bör övervägas när:

• avtalen innehåller många olika produkter och tjänster
• licensantal eller andra kvantiteter förändras ofta
• priser ska uppdateras vid olika framtida datum
• prisbindning, bindningstid och uppsägningstid behöver bevakas
• faktureringen baseras på faktisk användning
• både kundintäkter och leverantörskostnader ska följas

Standardfunktionen är särskilt relevant för företag där prenumerationsaffären är en central del av verksamheten och det finns stora krav på att med mallar kunna konfigurera i detalj hur olika sorters tjänster, avtal etc. ska hanteras.

Standard först betyder inte alltid mest funktionalitet

På Effekt arbetar vi normalt utifrån principen att använda standardfunktionalitet före kundunika anpassningar. Det minskar beroenden och gör lösningen enklare att förvalta över tiden.

Men standard före kundunikt betyder inte att varje företag automatiskt ska införa den största, mest omfattande, standardmodulen.

En befintlig, avgränsad lösning kan vara ett bättre val om den:

• täcker företagets faktiska behov
• kräver mindre uppsättning
• är enklare för användarna
• ger lägre införande- och förvaltningskostnad
• inte begränsar en förväntad utveckling av affären

Samtidigt ska man inte välja en förenklad lösning om företaget redan från början vet att avtalen kommer att kräva användningsdata, avancerade prisändringar, leverantörsavtal eller omfattande prenumerationsanalys. Då riskerar enkelheten att bli kortvarig.

Vi börjar med affären, inte med funktionen

Vår uppgift som Business Central-partner är inte att sälja samma lösning till alla kunder. Vi ska förstå hur företaget säljer, fakturerar och följer upp sina återkommande affärer.

Inför valet behöver vi bland annat förstå:

• Vad består avtalen av?
• Hur många avtal och avtalsrader finns?
• Hur ofta ändras priser och antal?
• Faktureras kunden i förskott eller efterskott?
• Behöver intäkter och kostnader periodiseras?
• Finns leverantörskostnader kopplade till kundavtalen?
• Ska faktureringen baseras på faktisk användning?
• Vilken historik och uppföljning behöver verksamheten?
• Hur förväntas affärsmodellen utvecklas?

Utifrån svaren kan vi rekommendera Effekts enklare lösning för försäljningsavtal, Business Centrals standardfunktion eller en kombination med andra komponenter.

Rätt lösning är den som passar även i vardagen

Det mest funktionsrika alternativet är inte automatiskt det bästa. Samtidigt kan en alltför enkel lösning bli dyr om den snart behöver byggas om.

Därför behöver valet göras utifrån både dagens arbetssätt och den förväntade utvecklingen av prenumerationsaffären.

Effekt kan hjälpa er att kartlägga avtalsmodeller, faktureringsflöden, prisförändringar, periodisering och uppföljningsbehov. Därefter kan vi rekommendera den nivå som ger rätt balans mellan enkelhet, funktionalitet och framtida flexibilitet.

Vill ni minska arbetet med återkommande fakturering? Kontakta oss så går vi igenom era avtal och visar vilken av lösningarna som passar bäst för er verksamhet.