Vad tänker du om grannen som köper en ny sportbil och ställer den i garaget i stället för att ta ut den på vägarna? Det känns som ett sätt att göra av med mycket pengar utan att få valuta för dem.

Hur är det med företagets affärssystem och andra affärslösningar? Undersökningar visar att många företag har ett lågt utnyttjande av sina system. Det kan handla om allt från enskilda användare som inte släpps in i systemet, funktioner och moduler som inte nyttjas samt tyvärr i extremläget att hela system köpts in men aldrig kommit i drift!

Att investera i ett system utan att använda det är en kapitalförstörelse utan dess like. Inte bara på grund av de pengar som investerats i licenser och konsulttjänster. Den största uppoffringen är ofta arbetet i den egna organisationen. Medarbetare som satsar tid och energi i det nya systemet utan att få belöningen i form av effektivare arbetssätt, nöjdare kunder etc.

Vad är orsaken till att systemet inte används som planerat?
Det kan finnas många olika anledningar till att systemet inte kommer till användning. De orsaker jag oftast stött på är:

• För stor ansats. När ett nytt system ska tas i drift finns det ofta en lång lista på saker som "måste" vara med från start. Risken är då att ansatsen blir för stor och att projektet aldrig kommer i mål. Detta kan exempelvis bero på att det innebär allt för stor förändring av personalens dagliga arbete.
• För stor fokus på att bli färdig med en sak åt gången. För att undvika att göra en för stor insats kan projektet delas in i olika delprojekt. Ett vanligt problem är då att man slaviskt följer ordningsföljden för dessa delprojekt. Om ett tidigt delprojekt stöter på problem är det viktigt att gå vidare med andra delar istället för att fastna.
• Personalombyte. Då personal slutar och ersätts med annan är risken att rutiner och kännedom om systemet går förlorad. Användare börjar då att jobba på det sätt som de är vana från tidigare arbetsplatser.

Hur du undviker att hamna i denna situation?
Engagera användarna från början. Det är användarna som kommer att skapa värdet av affärssystemslösningen därför krävs att de är engagerade från start.
Alla användare behöver inte vara med i projektgruppen för att de ska bli engagerade. Ett förslag kan istället vara att gruppera användarna i olika användargrupper och låta dem vara delaktiga i dessa områden. På så sätt kommer dessutom systemansvarig/projektledare etc. att få hjälp med att driva specifika frågor i systemet.

Ha ett tydligt fokus på affärsnytta. Allt som görs i systemet ska ha ett syfte och vara lönsamt. Försök därför att etablera en kultur där varje krav förses med ett tydligt syfte och tydliga mål om vinster som uppnås av denna.

Definiera från start en plan för hur systemet ska kontinuerligt fortsätta att förbättras. Håll återkommande möten där användargrupper stämmer av hur systemet fungerar för deras arbete och om justeringar av arbetsprocesser kräver justeringar av systemet.Låt användarna vara delaktiga i avstämningen om hur de olika delarna i systemet används och om de beskrivna målen med rutinerna uppnås. I de fall de inte gör det, ta då reda på orsaken till detta och skapa en plan för att förbättra.

Kickstarta arbetet

Om du snabbt vill komma igång att öka användandet av affärssystemslösningen kan rätt metod vara att låta någon extern hålla i en workshop där användarna får komma till tals om vad som fungerar bra respektive vad som bör förbättras i lösningen. Den externa personen har den fördelen att denna inte har förutfattade meningar om systemet eller har någon form av prestige som hindrar att objektivt ta reda på vad användarna tycker.

Identifiera kunskapsluckor. Är det så att nuvarande användare inte har gått utbildning på systemet är det inte så konstigt att de inte använder det.

Upprätta därefter en backlogg med åtgärder som förbättrar systemet eller helt enkelt åtgärder för att sätta igång delar av systemet som inte kommit i bruk. Glöm inte bort att beskriva målet med förbättringarna/åtgärderna i form av vilka vinster ni förväntar er att dessa ska generera.

Prioritera åtgärder, utbildningsinsatser och eventuella justeringar. Se till att kommunicera denna plan med användarna så att de känner att de förstår vad som händer. Se sedan till att löpande justera denna plan för att inte köra fast.

Vad du enkelt kan göra för att väcka liv i din affärssystemsatsning?

1. Utbilda och engagera
2. Sätt upp en backlogg
3. Identifiera affärsnytta
4. Börja med lågt hängande frukt

Läs mer om lågt hängande frukt ->