Anpassade användarprofiler i Business Central

Business Central är ett system som nyttjas av många olika grupper av anställda på företaget. Genom att dela system och informationen i ett gemensamt system underlättas samarbetet på ett sätt som verkligen främjar effektivitet och reducerar risken att saker trillar mellan stolar.

Då behovet av information och arbetsuppgifter skiljer sig mellan olika användargrupper i affärssystemet finns det möjlighet att anpassa hur systemet är utformat för olika användare. Användare kan anpassa hur navigering och sidorna ska se ut i systemet för just dem, kopplat till sin användarinloggning.

För att underlätta för användare kan även olika användarprofiler kopplas till användare. På det sättet kan företaget servera exakt rätt funktioner och information till användare redan från start då de börjar använda systemet. Enskilda användare behöver därmed inte lägga ner tid på att få bilderna anpassade till sin yrkesroll utan en ny användare får från start ett system som är uttänkt utifrån deras arbetsuppgifter.

Användare kan själva välja vilken användarprofil de vill nyttja genom att enkelt ändra roll i Mina inställningar.

Som administratör kan du också ställa in vilken roll en användare ska ha i systemet genom att ändra i användaranpassningsformuläret för respektive användare.

Det finns från start ett antal i förväg definierade användarprofiler/roller i Business Central som är framtagna av Microsoft för att passa de vanligaste användningsscenariona. Du når dessa via funktionen Profiler (roller).

Välj ut de profiler som ni ska använda på företaget

När du ska utforma systemet utifrån dina användare så utgår du från listan med de i förväg definierad profilerna. Tänk igenom vilka dina grupper av användare är och vad de kommer att göra i systemet. Du gör därefter smart i att inaktivera de profiler som ni inte kommer att använda för att underlätta både för dig som administratör och för användarna då de ska välja roll.

Du kan också skapa nya användarprofiler genom att kopiera den användarprofiler som mest liknar det du är ute efter. Du kan därefter göra justeringar av denna nya användarprofil så att den passar gruppen av användare som du tänker ska nyttja den.

Anpassa en användarprofil

På sidan för användarprofilen kan du välja dels om profilen ska tilldelas som standard då du lägger upp nya användare samt om användare som har denna profil ska kunna göra egna anpassningar av sidorna eller om de får nöja sig med de inställningar som definierats i användarprofilen.

För att anpassa hur menyer, fält och funktioner ska fungera för den aktuella profilen väljer du åtgärden Anpassa sidor.

En ny flik öppnas då för den aktuella användarprofilen och du kan skräddarsy menysystemet, åtgärder, siddelar och även fälten som visas i siddelarna. För markören över sidan så ser du att en röd ram samt en röd pil visas där du kan klicka fram en meny för att göra justeringar.

Du kan här öppna andra sidor och göra justeringar i dessa genom att exempelvis plocka fram, dölja eller flytta fält. Dessa justeringar kommer alltså att höra till den aktuella användarprofilen så att alla användare som har denna profil kommer att få samma justeringar av sitt gränssnitt.

Du kan även skapa vyer i listor med information som är kopplade till den aktuella profilen. När du är färdig med att anpassa profilen klickar du på knappen Färdigt varpå ändringarna automatiskt blir sparade för profilen.

Vill du se vilka sidor som är anpassade för profilen kan du visa en lista med dessa från profilsidan genom att välja Relaterat/Hantera anpassade sidor. Du har här möjlighet att verifiera att de anpassningar som gjorts är inte krockar med exempelvis tillägg i grundfunktionaliteten i Business Central. Du kan också ta bort anpassningarna från enskilda sidor i profilen vid behov.


Demonstrationsfilm

Se denna korta film som visar hur du enkelt skapar en ny användarprofil för rollen "KAM" och anpassar denna genom att:

  • Justera menypunkterna på startsidan
  • Ändra fälten i listan med kunder genom att både ta bort onödiga fält, lägga till andra fält samt ändra ordningen
  • Skapa en skräddarsydd vy där endast större, aktiva kunder visas.
  • Justerar bilden för kundkort genom att dölja faktarutan med kundens bild, flytta menyalternativet för rapporten kontoutdrag till åtgärdsgruppen Process samt visa fältet Totalförsäljning även då fliken Allmänt är komprimerad.

Dela denna artikel

Om Effekt

Vi arbetar som experter på affärstödjande IT. Genom effektiv användning av Microsoft Dynamics 365 Business Central (tidigare Dynamics NAV) och Bizzjoiner kundportal skapar vi moderna affärslösningar som har dina kunder i fokus. Sedan starten 1997 har vi genomfört över tusen projekt tillsammans med fler än 100 kunder.

Vill du veta mer?

Skriv in dina kontaktuppgifter nedan så kontaktar vi dig.

CAPTCHA
Denna fråga är för att testa om du är en människa och används för att hindra spam.